Arşiv Yönetim Sistemi  (AYS)

AYS, Kamu ve Özel kurum arşivleri için geliştirilmiş bir arşiv yazılımdır. AYS, öncelikle 2002 yılında Marmara Üniversitesi Arşivcilik bölümünde Yüksek Lisans tezi olarak incelenmiştir. Birçok dijital arşiv konulu teze yazılım konusunda kaynak teşkil etmiştir. 9.0 versiyonu çıkmış olup geliştirilmesi devam edilmektedir.  AYS dinamik yapıda olup kurumların yapıları ve istekleri doğrultusunda değişebilmektedir.

 

AYSPro Yepyeni ve Tam Çözümdür

AYSPro PC, MAC, iPad, iPhone, Android ve Web ortamında Dijital ve Fiziki Arşiv Otomasyonu için yepyeni bir çözümdür. Siz sadece arşivinizde bulunan evrakların adreslerini veya scan ve OCR bilgilerini gireceksiniz, gerisini AYSPro yapacak ve siz zaman kazanacaksınız. Artık arşivsel hiçbir yazılıma ve ihtiyacını kalmayacak. Her şeyi ekranınızdan takip edebileceksiniz. 

AYSPro’nun Kullanımı Kolaydır

AYSPro çok şey bilmeyi gerektirmez. Tek bir ekrandan bütün girişlerinizi, aramalarınızı yapabilirsiniz. Daha önce herhangi bir programda yazdığınız bilgilerinizi (Word, Excel, Database vs.) kolayca aktarabilir, kolayca istediğiniz programa gönderebilirsiniz. Verilerinizi yazdığınız anda erişmenizi hızlandırmak için kelime kelime Türkçe olarak indekslenir. Alan uzunluklarında sınır yoktur. İstenildiği kadar bilgi girilebilir. Bilmece gibi hatırlamanızı gerektirecek herhangi bir kural da yoktur. Kullanıcıların programı kullanmak için öğreneceği komut sayısı 5 veya 6'yı geçmemektedir. (Bunlar: Yeni Kayıt: Ctrl+N / Kayıt Çoğaltma: Ctrl+D / Kayıt Arama: Ctrl+F / Kayıt Silme: Ctrl+E / Kayıt Eleme: Ctrl+M / Bütün Kayıtları Görme: Ctrl+J ) Bunun yanında menüler ve butonlar sizi yönlendirecektir. Ayrıca yardım menüsünden alanlar hakkında yardım alabilirsiniz.

AYSPro’nun Veri Girişi Kolaydır

AYSPro’da bulunan alanlarda bilgisayarda bulunan işletim sisteminin sunduğu Kes - Kopyala - Yapıştır komutlarını kullanabilme özelliği yanında bütün alanlarda indeksi görme sayesinde daha önceki yazılmış bilgilerden seçim yapıp alanlara (yazım yanlışlarını önlemek için) aktarma imkanınız vardır. Ayrıca fare ile seçtiğiniz metni istediğiniz alana taşıyabilirsiniz. Her bir alana yazılan bilgi anında kaydedilir ve siz gereksiz uyarılarla (Kaydedeyim mi? Yeni kayıt yapmak ister misiniz? Kaydetmek istediğinizden emin misiniz? vs.) karşılaşmazsınız.

AYSPro’da Arama Basit Fakat Sınırsızdır.

AYS de çok gelişmiş sorgulama motoru bulunmaktadır. AYSPro’ da kayıtlarınız arasında FULL TEXT SEARCH yapabilirsiniz. AYSPro’ da bulunan alanlara ne yazdıysanız onu geri isteyebilirsiniz. Bu bir "nokta" bile olabilir. Dilediğiniz her alanda VE-VEYA mantığı ve büyüktür >, büyük-eşittir >=, küçüktür <, küçük-eşittir <=, kesin eşittir =, arasında, değildir gibi mantıksal operatörler yardımı ile arama yapabilirsiniz. Ayrıca *, "" sembollerini kullanarak kelime içinde harf veya hece taraması yapabilirsiniz. Yine @ sembolünü kullanarak istediğiniz uzunluktaki kelimelere ulaşabilirsiniz. Program her alanı ve her kelimeyi indekslediğinden arama hızınız 1-2 saniyeyi geçmez. İnternet veya intranet üzerinden yapacağınız aramalarda da aynı mantıksal operatörleri kullanabilirsiniz. Bunları kullanmak için yabancı dil bilmenize, SQL sorgulama öğrenmenize gerek yoktur. Sadece Ctrl+F tuşlarına basarsınız. Arama yapmak istediğiniz alana gelirsiniz. İsterseniz bütün alanlarda aynı anda sorgulama yaparsınız. Sadece bulmak istediğiniz bilgiyi yazarsınız ve Enter'a basarsınız. Bir bilgiye erişmek için gerekiyorsa mantıksal operatörleri kullanırsınız. Mesela, Fatura tarihi 1990'dan büyük satın alma dosyalarını veya belgelerini istiyorsanız, Tarihi alanına >1990, 1990'dan önceki belgeler için <1990, 1990 ve 1997 arasındakiler için 1990...1997 yazıp Enter'a basmanız yeterlidir. Ayrıca Bul(Find) modunda iken CRTL+N’ye veya formun sağındaki butonları kullanırsanız program size yeni bir sorgulama alanı açarak birden fazla bul isteğini bir kerede gerçekleştirmenize olanak sağlar.

AYSPro’la Arşiviniz İnternet'te...

AYSPro’la artık arşivinizde bulunan materyallerinizi istediğiniz an intranet (yerel internet) ve İnternet ortamına açabilirsiniz. AYSPro tam Web uyumludur. Müşterileriniz evlerinden veya iş yerlerinden kendi bilgisayarları ile arşivinizde tarama yapabilir, ödünç aldıkları evraklara ulaşabilir, kendilerine özel ve genel duyuruları görebilirler. İsterseniz her üyenizin Elektronik Posta'sına mesaj gönderebilirsiniz. İnternet ara yüzü Türkçedir. Dilerseniz istediğiniz dile çevirebilirsiniz. AYSPro’da yer alan ve diğer hiçbir programlarda bulamayacağınız arama mantığı aynen Web’de de muhafaza edilmiştir. Bu nedenle müşterileriniz aradıkları bilgiye en iyi ve en kısa bir yolla ulaşabilirler. Belgelerin arşivde mi yoksa ödünçte mi olduğunu görürler.

AYSPro ile Her Türlü Veri Alış Verişi Yapabilirsiniz

AYSPro’ya Word, Excel gibi programlardan ve diğer veri kütüklerinden (xls, xlsx, XML, MARC, DBF, TXT, DIF, WKS, BASIC, TAB, CSV, HTML uzantılı) kayıt alabilir ve bunlara dilediğiniz şekilde kayıt gönderebilirsiniz. 

AYSPro’da Alan Sınırı Yoktur

AYSPro’da bulunan alanların uzunluk sınırları yoktur. İstediğiniz her alana 2 GB bilgi girebilirsiniz. Bu özellik size uzun isimli belgelerin tam olarak girmenin yanında OCR yapılmış belgeleri tutacağınız alanlar oluşturup içerisinde full text sorgulama imkanı da sağlar. 

AYSPro’da Kayıt Sınırı Yoktur

Programın kayıt kapasitesi Hard Disk kapasitesi ile paraleldir. Şu andaki veri kapasitesi 8 TB’dır. Yaklaşık olarak 100.000 kayıt Hard Disk'te indekslenmiş haliyle 100 MB'a yakın yer tutar. Buna Ödünç, Personel Yetkilendirme, Şubeler, Barkot, Evrak Seri Tanımları onlarca farkı tablolarda dâhildir. Bu durum daha büyük harddisk ihtiyacını önler, yedek almanızı kolaylaştırır.

AYSPro’da Verileriniz Güvenle Korunur

Program verileri otomatik olarak kaydettiği için her hangi bir sistem çökmesi veya elektrik kesilmesi gibi durumlarda bilgileriniz kaybolmaz. Bilgisayarınızda çok büyük fiziksel bir bozulma olmazsa, dosyalar bozulsa bile otomatik olarak onarılır ve hiçbir kayıp olmaksızın bütün bilgilerinize ulaşırsınız. Büyük çaplı hasarlarda "tekrar oluştur" komutu ile bilgilerinizi kurtarabilirsiniz.

AYSPro Çoklu Kullanıma Açıktır

AYSPro, Windows, Macintosh işletim sistemlerinin sunduğu çok kullanıcı imkânlarıyla birden çok bilgisayarda aynı anda hizmet verebilir. TCP/IP iletişim kurallarıyla server da bulunan dosyalara erişim sağlarsınız. Aynı anda lisanslı sınırsız kullanıcı AYSPro’da Giriş, Arama vs. işlemler yapabildiği gibi Internet Explorer veya diğer internet tarayıcıları sayesinde müşterileriniz diğer bilgisayarlardan kayıt taraması yapabilirler. AYSPro işletim sistemi bağımsız Windows, MAC ve Mobil Cihazları birbirine bağlayabilir. Bu da bir Arşiv Merkezi için çok pahalı işletim sistemleri kurma ve bunları yönetecek kişilere ihtiyaç duymayı ortadan kaldırır.

AYSPro size sınırsız şifre düzenleme imkânı verir

AYSPro’la kullanıcılarınıza istediğiniz yetki seviyesi tanıyabilir ve bu yetkiler için şifreler oluşturabilirsiniz. Verilecek yetki ve şifreler doğrultusunda kayıt açma, silme, arama, çoğaltma, yazma gibi işlemleri sınırlandırabilir, bu sınırlandırmaları tek bir alana kadar indirgeyebilirsiniz.

AYSPro’la Birden Fazla Arşiv, Bölüm, Depo Tanımlayabilirsiniz

Birden fazla firma arşivini veya birden fazla arşiv deponuz varsa AYSPro ile birden fazla Arşiv Merkezini yönetebilirsiniz. Böylece ikinci bir programa ihtiyaç duymazsınız. Verileriniz aynı dosyada bulunduğu için aramalarınızı bütün arşiv merkezleri içinde aynı anda veya ayrı ayrı yapabilirsiniz.

AYSPro’la Her Türlü Yazıcıdan Döküm Alabilirsiniz

Arşiv Merkezinin sahip olduğu bütün yazıcılardan AYSPro’la çıktı alma imkânına sahipsiniz. Evrak listeleri, istatistik bilgileri, gerekli olabilecek her türlü listeyi dilediğiniz her çeşit yazıcıdan (Nokta vuruşlu, yakmalı, mürekkepli, lazer) alabilirsiniz. Daha kaliteli çıktılar için lazer yazıcılar tercihiniz olabilir.

AYSPro’la Barkod ve Sırt Etiketlerinizi ve Okuyucu Kimliklerini Çıkartabilirsiniz

AYSPro size kendi materyalleriniz için istediğiniz şekilde barkod oluşturma imkânı verir. Bundan dolayı başka bir barkod programı ve yazıcısına ihtiyaç duymazsınız. Barkod sayesinde ödünç verme, sayım yapma gibi işlemleriniz çok daha basit ve kolay bir şekil alır. Aynı şekilde sırt etiketlerini de çıkartabilirsiniz. Lazer yazıcıdan çıktı alabileceğiniz yapışkanlı A4 ebadında, çeşitli boy ve sayıda kâğıtları kullanabilirsiniz. 

AYSPro ile Yazım Yanlışlarına Son

İlk kez doğru olarak yazdığınız bilgiler -Kurum ardı, Departmanı, Dosya Adı, Depo Adı gibi aynı kelimelerin yer alabileceği alanlarda- daha sonraki girişlerde kontrol edilir. Aynı kelimelerin tekrarı hatasız yazılmışsa doğru kabul edilir. Yanlış veya farklı yazımda uyarı ile karşılaşırsınız. Bu yeni bir bilgi ise bunu doğru kabul et dersiniz. Artık o kelime de doğru olarak kabul edilecektir. Bunun yanında sözlük oluşturabilir, yazdığınız her kelimenin doğru olup olmadığını otomatik olarak yazarken denetleyebilirsiniz.

Firma Bilgilerimiz

AYS Bilişim; Dört ana başlıkta çözüm üretmek üzere kurulmuş danışmanlık ve hizmet firmasıdır.

  1. EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi Danışmanlığı

  2. Arşiv ve Kütüphane Hizmetleri

  3. Süreç analizi ve Süreç iyileştirme ve özel yazılım çözümleri

  4.  Apple Filemaker Eğitimi, Filemaker’da Client, Web, iPad ve iPhone uygulamaları geliştirilmesi

Firmanın uzmanlık alanı EBYS danışmanlığının yanı sıra, düzenli arşivler için gerekli her türlü malzemenin satışını da kapsamaktadır.

Firmamız, özel yazılımlar ve otomasyon sistemleri üzerinde çalışmalarını devam ettirmektedir.

TS 13298 standartı ve 2008 Başbakanlık genelgesi ile kamu kurumlarında EBYS sistemleri zorunluluk haline gelmiştir.

Kurumlarda yetişmiş EBYS uzmanları olmadığından dolayı EBYS yazılımı ve kullanımı; yönetilmesi zor, maliyetli yazılım çözümleri haline gelmektedir. Kurumların EBYS süreçlerini sancısız atlatması için TSE tarafından ataması yapılmış EBYS Dış Denetim Uzmanları ve Bilgi-Belge Yönetimi mezunu yetişmiş tecrübeli kadromuz ile müşterilerize EBYS danışmanlığı hizmeti vermekteyiz.