EĞİTİM HİZMETLERİ

Kurumlara ve talebi olan kişilere bilgi-belge yönetimi hakkında her türlü sistem işletim desteğinin ve danışmanlık hizmetlerinin verilmesi. Günümüzde bilgiyi ve onu üzerinde barındıran belgeyi iyi organize etmek ve ulaşılabilir kılmak rakiplerden bir adım önde olmak demektir.

Bizler, Kurumların bilgi ihtiyaçlarını gözeterek kuruma özel eğitim planları oluşturuyoruz, Eğitim alanında ihtisas yapmış uzmanlar ve üniversite hocalarımız tarafından verilir.

Verilen eğitimlerin amacına ulaşması için eğitim alanlarının denetimi yapılarak eğitimi verilmeye uygun hale getirilir. Eğitim sonrasında katılımcılara sertifikaları ve eğitim sunumlar verilir.

Bilgi ve Belge Yönetim eğitimi talebinde bulunan kurumlara belirli zaman aralıklarına yayılmış bir eğitim planı tavsiye edilmektedir.

 

AYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (AYS Bilişim)

Arşivsel yazılımlar ve Arşiv yönetimi konusunda kurumlara özel çözümler üretmektedir.

ARŞİVSEL EĞİTİM HİZMETLERİ

AYS Bilişim, Kurumların bilgi ihtiyaçlarını gözeterek, kuruma özel eğitim planları oluşturur. Eğitimler, alanında uzman danışman ve üniversite hocalarımız tarafından verilir. Eğitim sonrasında katılımcılara sertifikaları ve eğitim sunumlar verilir.

Eğitim talebinde bulunan kurumlara belirli zaman aralıklarına yayılmış bir eğitim planı tavsiye edilmektedir.

EĞİTİM MÜFREDATI ve PLANI

Her Eğitim Konu Başlığı, bir günle sınırlı olup, 4 saati aşmamak şartı gözetilir.

Kurumlar aşağıda verilen eğitim konu başlıklarının bir kısmını veya tamamını talep edebilirler.

Temel Eğitim; Bilgi ve Belge Yönetimi, eğitimin amaçları, terminolojisi,  arşivlenecek malzemenin niteliği, evrak yönetimi ve toplam kalite yönetimi ile arşivlerden maksimum faydanın sağlanması.

SDP; Kurum içi dosyalama tekniklerinin anlatılmasıdır. Kurum organizasyon şeması kapsamında kurum evrak envanteri ve Standart Dosya Planı çalışması yapılır. Bu çalışma uygulamalı yapılacak bir çalışmadır. Eğitime katılan kurum personelleri ile birlikte kurumun bir müdürlüğü belirlenir. Belirlenen müdürlüğün Evrak envanteri çıkartılıp Standart dosya planı ve Saklama Planları oluşturulur. Yapılan çalışma sonrası elde edilen Standart Dosyalama Planı kurum çalışanlarına verilir. Bu örnek çalışma diğer müdürlükler için referans teşkil eder.

Prosedür; Arşiv İşleyiş Prosedürü, Arşivcinin Görev ve Sorumlulukları, Ayıklama İmha Prosedürü, Evrak Ödünç Sistemi kurgulanması, Arşive Evrak Devir Prosedürleri anlatımı ve oluşturulması.

Arşiv Düzenleme Prensipleri; Arşiv sistemlerine genel bakış, arşiv sistemleri kurumdan kuruma değişebilmektedir. Bu konu kapsamında kuruma en uygun arşiv sistemi belirleme çalışması yapılır.  Provenance sistemi ile karmaşık düzen arasındaki  farklar  gözetilerek iki düzen arasındaki avantajlar ve dezavantajlar vurgulanır.

Arşiv Depolama Prensipleri; Bu konunun içeriği Arşivleme teknolojileri ve ekipmanları hakkındadır. Kurum arşivleri oluşturulurken dikkat edilmesi gereken fiziki unsurların altları çizilir. Depo hesaplama ve mantığı anlatır. Arşiv ekipmanları hakkında detaylı bilgi verilerek kurum arşivi için en uygun materyalin seçimine yardımcı olunur. Yangın ve doğal afetlere karşı alınacak önlemler anlatılır.

Yazılım; Arşivsel Yazılımların gelen kritiği ve mantığı, teknolojik özellikleri, gereksinimleri, AYS, EBYS DYS Yazılımları arasındaki farklar, Örnek inceleme : AYSpro Arşiv yazılımının detayı anlatımı ve sunumu. PORDOC EBSY yazılımı gösterimi yapılır. Yazılımların kuruma sağladığı faydalar ve elektronik ortamda bilgi yönetimi ve prosedürlere uygunluklar anlatılır.  

 

DANIŞMANLIK HİZMETLERİ

  1.  Kurum analiz incelemesi yapılır.
  2. Mevcut durum tespitinin yapılması. Kurum arşivi var ise iyileştirilmesi gereken unsurlar, yok ise evrak durum tespiti yapılır.

  3. Kurum arşiv prosedürleri oluşturularak, arşiv personelinin görev ve sorumlulukları belirlenir. Prosedürler çerçevesinde kurum içi arşivsel formlar oluşturulur.

  4. Evrak işletim sistemi ve evrak tasnif işleyişinin kurum arşivinde etkili bir şekilde uygulanmasını sağlamak.

Temel Eğitim

Bilgi ve Belge Yönetimi, eğitimin amaçları, terminolojisi,  arşivlenecek malzemenin niteliği, evrak yönetimi ve toplam kalite yönetimi ile arşivlerden maksimum faydanın sağlanması.

Prosedür Hazırama

Arşiv İşleyiş Prosedürü, Arşivcinin Görev ve Sorumlulukları, Ayıklama İmha Prosedürü, Evrak Ödünç Sistemi kurgulanması, Arşive Evrak Devir Prosedürleri anlatımı ve oluşturulması.

Arşiv Depolama Prensipleri

Bu konunun içeriği Arşivleme teknolojileri ve ekipmanları hakkındadır. Kurum arşivleri oluşturulurken dikkat edilmesi gereken fiziki unsurların altları çizilir. Depo hesaplama ve mantığı anlatır. Arşiv ekipmanları hakkında detaylı bilgi verilerek kurum arşivi için en uygun materyalin seçimine yardımcı olunur. Yangın ve doğal afetlere karşı alınacak önlemler anlatılır.

Standart Dosya Planı

Kurum içi dosyalama tekniklerinin anlatılmasıdır. Kurum organizasyon şeması kapsamında kurum evrak envanteri ve Standart Dosya Planı çalışması yapılır. Bu çalışma uygulamalı yapılacak bir çalışmadır. Eğitime katılan kurum personelleri ile birlikte kurumun bir müdürlüğü belirlenir. Belirlenen müdürlüğün Evrak envanteri çıkartılıp Standart dosya planı ve Saklama Planları oluşturulur. Yapılan çalışma sonrası elde edilen Standart Dosyalama Planı kurum çalışanlarına verilir. Bu örnek çalışma diğer müdürlükler için referans teşkil eder.

Arşiv Düzenleme Prensipleri

Arşiv sistemlerine genel bakış, arşiv sistemleri kurumdan kuruma değişebilmektedir. Bu konu kapsamında kuruma en uygun arşiv sistemi belirleme çalışması yapılır.  Provenance sistemi ile karmaşık düzen arasındaki  farklar  gözetilerek iki düzen arasındaki avantajlar ve dezavantajlar vurgulanır.