Doğru Dijitalleşen Kazanır
Dijital Arşivleme
Kurum ürettiği her türlü kağıt içerikli belge, doküman ve evraklarının tarayıcılardan geçirilerek dijital ortama aktarılması. Taranan evrakların tanımlamaları ve arama kriterleri oluşturularak kullanılacak yazılıma yüklenir kolayca saklanması ve erişimi sağlanır.
Dijital arşivleme belge ve dokümanların tarama ve sayısallaştırma araçları kullanılarak elektronik ortama aktarılması, güvenli şekilde saklanması ve araştırmaya açılmasıdır.
İmha edilmesi gereken veya dijitalleştirme ihtiyacı olmayan evrakların sayısallaştırılmasını önlemek amacı ile dijitalleştirmeye başlamadan önce evrakların fiziksel olarak düzenlenmesi ayıklama ve imha işlemlerinin yapılması AYS Bilişim tarafında önerilir. Ayrıca yasal saklama zorunluluğu olup ta hiç ihtiyaç duyulmayan veya çok nadir müracaat edilen evrakların taranmasını AYS Bilişim önermemektedir.
Tarama işlemini yazılımsal çözümlerle desteklemek gerekir. Tarama sonucu oluşan dokümanlara sağlıklı ulaşabilmek için indekslenmesi AYS Bilişim tarafından tavsiye etmektedir.
Eğer kurumda DYS veya EBYS gibi yazılımsal çözümler varsa verinin tek yerde bulunması ilkesi çerçevesinde taranan belgeler ve indeksleme bu yazılımlara aktarılmalıdır.
Dijital Arşivlemede elde edilen sonuçlar,
- Aranan belgelere çok hızlı ulaşım
- Yasal saklama zorunluluğu olan belgelerin dijital yedeğinin oluşturulması
- Operasyonel maliyetlerin azaltılması
- Bilgi güvenliğinin arttırılması
- Orijinal belge hasarlarını minimize etme
- Prestij ve aranan bilgiye kolay ulaşımın sağladığı olumlu motivasyon ile personel verimliliğinin artması
Dijitalleşmek için
Tamamı
Arşivcilik
Mezunu
Personel
Oracle ve SQL
Veritabanı
Entegrasyon
Tecrübesi
Güçlü
Cihaz
Envanteri
(A0, A3, A4,
Kitap Tarayıcı)
AYSPro
Fiziki Arşiv
Yönetim
Yazılımı
