Sıradan insanların motivasyonları bir kenara bırakılıp arşivlerde ve kütüphanelerde sayısallaştırmanın hangi amaçlarla yapıldığına bakıldığında üç temel faktörün ön plana çıktığını görülmektedir.
Herhangi bir kurumun ve o kuruma ait evrakların yangından korunması, o kurum için gerçekten hayati bir önem taşımaktadır. İstatistikler, ciddi bir yangın geçiren kuruluşların % 30'unun bir yıl içinde faaliyetlerini durdurmak zorunda kalacaklarını göstermektedir (Penn ve diğ. 1989, s. ix). Hizmet kaynağını, çeşitli ortamlarda bulunan bilgi kaynaklarının oluşturduğu bir arşiv ya da kütüphanede mevcut belge, kitap, dergi ve diğer bilgi kaynaklarının herhangi bir yangında yitirilmesi, o arşiv ya da kütüphanenin en temel varlık sebebini ortadan kaldıracak ve faaliyetlerinin tamamının durdurulmasını zorunlu kılacaktır.
Sıradan insanların motivasyonları bir kenara bırakılıp arşivlerde ve kütüphanelerde sayısallaştırmanın hangi amaçlarla yapıldığına bakıldığında üç temel faktörün ön plana çıktığını görülmektedir.
Most archivists face the challenge of justifying their existence, and this challenge is especially difficult in a corporate setting. To promote archives and affirm their value to the organization, archivists can use techniques developed by the public relations industry, especially the "commercial equivalent" concept.
Arşiv dünyası onlarca yıldır kağıtsız ofis konsepti hakkında tartışıyor. Bir teori her zaman kağıt olacağını ve bilgisayarların insanların yapabileceğinden daha hızlı kağıt ürettiğini belirtir. Elbette bu kesinlikle doğrudur, ancak kağıt tabanlı bilginin artmasının gerçek nedenlerine baktığımızda, şaşırtıcı bir gerçek bizi karşılıyor. Bu kadar hızlı üretilen şey sadece kâğıt değil gerçek bilgidir.
Bilgi çağını yaşayan dünyamızda her yıl Amerikan Kongre Kütüphanesini 37.000 kere dolduracak boyutlarda özgün bilgi üretilmektedir ve bu bilginin %92'si manyetik ortamda kayıtlıdır.
Verim, bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetleri için yapılan ‘girdi’ (tüm giderlerin toplamı) ile elde edilen ‘çıktı’ (üretilen hizmet veya malın toplam değerleri) arasındaki oran olarak tanımlanabilir.
Sıradan insanların motivasyonları bir kenara bırakılıp arşivlerde ve kütüphanelerde sayısallaştırmanın hangi amaçlarla yapıldığına bakıldığında üç temel faktörün ön plana çıktığını görülmektedir.
